Polityka Prywatności

POLITYKA PRYWATNOŚCI

  1. O nas

W celu zapewnienia przejrzystości i rzetelności procesów przetwarzania danych osobowych poniżej zamieszczamy zasady ochrony danych osobowych obowiązujące w gabinecie psychologicznym i psychoterapeutycznym Otulia, ustanowione zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, dalej: „RODO”.

Niniejsza Polityka jest skierowana do osób odwiedzających stronę internetową https://www.otulia.com.pl, kontaktujących się za pośrednictwem formularza, poczty elektronicznej lub telefonu oraz zainteresowanych usługami Administratora.

Administratorem danych osobowych jest Weronika Sitarz, prowadząca gabinet psychologiczny i psychoterapeutyczny pod nazwą „Otulia”, dalej zwana „Administratorem”.

We wszystkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych można skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: weronikasitarz.psycholog@gmail.com.

Polityka dotyczy przetwarzania danych w związku z korzystaniem ze strony internetowej i kontaktem elektronicznym. Szczegółowe zasady przetwarzania danych w związku z udzielaniem pomocy psychologicznej lub prowadzeniem psychoterapii mogą być przekazywane odrębnie, odpowiednio do realizowanego procesu.

  1. Postanowienia ogólne

Administrator przetwarza dane zgodnie z RODO, ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej oraz innymi właściwymi przepisami prawa.

Dane są pozyskiwane bezpośrednio od użytkownika albo automatycznie podczas korzystania ze strony internetowej. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub ujawnieniem.

Administrator może korzystać z usług podmiotów przetwarzających dane w jego imieniu, w szczególności dostawców hostingu, obsługi informatycznej, poczty elektronicznej oraz narzędzi do zarządzania zgodami cookies.

  1. Zakres zbieranych danych

W związku z działaniem Serwisu Administrator może przetwarzać:

  1. dane przekazane w formularzu kontaktowym: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść wiadomości,
  2. dane przekazane podczas kontaktu e-mailowego lub telefonicznego, w tym dane kontaktowe oraz informacje zawarte w korespondencji,
  3. dane techniczne związane z korzystaniem ze strony, w szczególności adres IP, datę i godzinę połączenia, typ przeglądarki, system operacyjny, rodzaj urządzenia oraz informacje zapisywane w logach serwera,
  4. informacje o wyborach użytkownika dotyczących plików cookies i podobnych technologii,
  5. dane dotyczące zdrowia wyłącznie wtedy, gdy użytkownik dobrowolnie poda je w wiadomości i wyrazi odrębną, wyraźną zgodę na ich przetwarzanie.

Ważne: formularz kontaktowy nie służy do przekazywania dokumentacji medycznej, wyników badań ani szczegółowych opisów stanu zdrowia. Prosimy nie zamieszczać takich informacji, jeżeli nie są one niezbędne do obsługi zapytania.

  1. Do czego wykorzystujemy dane osobowe

Dane osobowe są przetwarzane w celu:

  1. udzielenia odpowiedzi na wiadomość przesłaną za pośrednictwem formularza kontaktowego, poczty elektronicznej lub telefonu,
  2. podjęcia działań na żądanie osoby zainteresowanej przed zawarciem umowy, w szczególności przekazania informacji o usługach i możliwości umówienia spotkania,
  3. prowadzenia bieżącej korespondencji i zapewnienia ciągłości kontaktu,
  4. zapewnienia prawidłowego działania i bezpieczeństwa strony internetowej, wykrywania nadużyć oraz usuwania usterek,
  5. zapamiętania i wykazania wyborów użytkownika dotyczących plików cookies,
  6. ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,
  7. wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa.
  1. Na jakich zasadach i na jakiej podstawie przetwarzamy dane

Dane osobowe są przetwarzane na podstawie:

  1. art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy kontakt dotyczy podjęcia działań przed zawarciem umowy lub realizacji umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą,
  2. art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w celu udzielenia odpowiedzi na pozostałe zapytania, prowadzenia korespondencji, zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami; prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest sprawna komunikacja, ochrona Serwisu i ochrona praw Administratora,
  3. art. 6 ust. 1 lit. c RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego,
  4. art. 6 ust. 1 lit. a RODO – w zakresie dobrowolnych zgód, w szczególności na stosowanie cookies innych niż niezbędne,
  5. art. 9 ust. 2 lit. a RODO – jeżeli użytkownik dobrowolnie poda w treści wiadomości dane dotyczące zdrowia i wyrazi wyraźną zgodę na ich przetwarzanie w celu obsługi zapytania.

Podanie danych jest dobrowolne, jednak adres e-mail i treść wiadomości są niezbędne do udzielenia odpowiedzi. Podanie danych dotyczących zdrowia nie jest wymagane. Odmowa zgody na cookies inne niż niezbędne nie może ograniczać dostępu do podstawowych treści Serwisu.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

  1. Jakie prawa Pani/Panu przysługują

Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

  1. dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
  2. sprostowania danych,
  3. usunięcia danych,
  4. ograniczenia przetwarzania,
  5. przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
  6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby,
  7. wycofania zgody w dowolnym momencie,
  8. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  1. Jak będziemy się z Panią/Panem kontaktować

Informacje i odpowiedzi dotyczące danych osobowych są przekazywane w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, co do zasady drogą elektroniczną. Jeżeli żądanie zostanie przekazane elektronicznie, odpowiedź również zostanie udzielona elektronicznie, chyba że osoba wskaże inną formę kontaktu.

Jeżeli będzie to konieczne do ochrony danych, Administrator może poprosić o dodatkowe informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej żądanie.

  1. W jakim terminie spełnimy Pani/Pana żądanie

Administrator udziela informacji o działaniach podjętych w związku z żądaniem bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od jego otrzymania.

W razie potrzeby termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące ze względu na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań. O przedłużeniu i jego przyczynach Administrator poinformuje w terminie miesiąca od otrzymania żądania.

  1. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Dane mogą być udostępniane lub powierzane, wyłącznie w niezbędnym zakresie:

  1. dostawcy hostingu, domeny i usług administracji stroną internetową,
  2. firmie informatycznej oraz dostawcom oprogramowania i zabezpieczeń,
  3. dostawcy poczty elektronicznej i usług chmurowych, w szczególności Google,
  4. dostawcy platformy zarządzania zgodami cookies, jeżeli zostanie wdrożona,
  5. kancelariom prawnym, doradcom i innym podmiotom wspierającym Administratora, gdy jest to niezbędne,
  6. organom publicznym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

Serwis zawiera zwykłe odnośniki do profili Otulia w serwisach Facebook i Instagram. Samo wyświetlenie strony nie powinno uruchamiać wtyczek ani narzędzi śledzących tych serwisów. Po kliknięciu odnośnika użytkownik przechodzi do zewnętrznego serwisu, którego dostawca przetwarza dane zgodnie z własnymi zasadami.

Korzystanie z niektórych usług technologicznych może wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. W takim przypadku przekazywanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, albo z zastosowaniem standardowych klauzul umownych i w razie potrzeby, dodatkowych zabezpieczeń. Informację o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

  1. Jak dbamy o bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki dostosowane do charakteru i ryzyka przetwarzania, w szczególności:

  1. szyfrowanie transmisji danych za pomocą protokołu SSL/TLS,
  2. ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych,
  3. stosowanie indywidualnych kont, silnych haseł i aktualnego oprogramowania,
  4. zabezpieczenia hostingu, kopie zapasowe i monitorowanie bezpieczeństwa Serwisu,
  5. regularne przeglądy uprawnień, formularzy i narzędzi wykorzystywanych na stronie.
  1. Retencja danych

Dane są przechowywane nie dłużej, niż jest to niezbędne do celu ich przetwarzania:

  1. dane z formularza i korespondencji – do zakończenia obsługi zapytania, a następnie nie dłużej niż przez 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że zapytanie prowadzi do rozpoczęcia współpracy albo dłuższe przechowywanie jest potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,
  2. dane dotyczące zdrowia podane na podstawie zgody – do zakończenia obsługi zapytania lub wcześniejszego wycofania zgody, chyba że dalsze przetwarzanie ma inną podstawę prawną,
  3. logi techniczne i dane bezpieczeństwa – co do zasady do 12 miesięcy, a w przypadku incydentu przez okres niezbędny do jego wyjaśnienia,
  4. informacje o zgodach cookies – do wycofania lub wygaśnięcia zgody, a następnie przez okres niezbędny do wykazania jej prawidłowego pozyskania,
  5. dane przetwarzane w celu realizacji obowiązków prawnych lub ochrony przed roszczeniami – przez okres wynikający z przepisów prawa albo do upływu właściwego terminu przedawnienia.

Jeżeli kontakt prowadzi do skorzystania z usług psychologicznych lub psychoterapeutycznych, dane niezbędne do realizacji tych usług mogą być dalej przetwarzane według odrębnie przekazanych zasad.

  1. Upoważnienia

Każda osoba działająca z upoważnienia Administratora i mająca dostęp do danych osobowych przetwarza je wyłącznie na polecenie Administratora oraz jest zobowiązana do zachowania poufności.

  1. Zmiany Polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w przypadku zmiany przepisów prawa, zakresu usług, funkcjonalności Serwisu lub wykorzystywanych dostawców. Aktualna wersja będzie publikowana na stronie https://www.otulia.com.pl.

  1. Przetwarzanie danych w sposób zautomatyzowany

Dane przetwarzane w związku z korzystaniem z Serwisu i formularza kontaktowego nie są wykorzystywane przez Administratora do podejmowania decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany, które wywoływałyby wobec użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały. Administrator nie prowadzi profilowania w rozumieniu art. 22 RODO.